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PowerPoint 实用技巧10招:製作效率提昇、版面更好

2020-05-24 13:55

PowerPoint 实用技巧10招:製作效率提昇、版面更好【精选话题】PowerPoint 应该业务简报以及学生报告最重要的工具之一,但是除了剪下、贴上之外,你知道 PowerPoint 还有哪些好用的功能吗?文字图形化、分栏排版、图片压缩、统一修改字型、统计数字变图表…我们在这里挑选了十个可以提高你简报效率的应用,让你不但用得聪明,而且效率倍增!

快速目录:SmartArt 应用:文字图形化、文字阶层化分栏排版更好阅读、转换新格式加快开档速度用别人的电脑也有同样的字型、图片压缩让档案变小快速更换其中一种字型、一次複製简报内容Excel 数据转为简报图表插入其他档案的投影片将条列式文字转换成 SmartArt:文字图形化,表达更清楚

简报的用途就是让读者在最短时间了解文字的意义,文字虽不需多,但求简明易了;纯文字的简报不仅单调,也造成读者在阅读上的困扰;适度地将文字图形化,能让读者能够立即了解作者想传达的意思,视觉上也有美化的效果。

在PowerPoint2007中,已经内建了SmartArt的功能,让编辑者只需要简单的步骤,就能轻鬆地将文字转换成图形,可说是非常方便。

Step 1

先将文字内容键入空白的简报页面中。

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Step 2

将要转变成Smart Art的文字框起来,点击滑鼠右键。

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Step 3

滑鼠游标移动到「转换成Smart Art」的选项,选取适合呈现文字内容的图形。

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Step 4

範例中呈现的是活动与时间的关係,透过箭头图形可以让观看PPT的人更容易理解作者想表达的意思。

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教PPT分辨主从关係:利用阶层概念让简报更聪明

在汇入文字的时候,SmartArt无法分辨文字的阶层关係,这时可以利用手动加工的方式,让视觉更加清楚。例如,当我们想製作一张投影片,说明奖次与赠品的关係时,这时候就适合利用阶层的概念来呈现SmartArt。

Step 1

将滑鼠游标移到「垂直区块清单」对话框中,在欲进行降阶的文字上按下滑鼠右键,点选「降阶」的选项。

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Step 2

手动降阶后的图形,就能清楚呈现文字间的主从关係。

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(后面还有:分栏排版、转换新格式)

延伸阅读:

Word 文书处理 25 招:实用技巧让效率加倍、版面更美

Chrome 内建好用功能8招,免外挂也能很强大

文章太密?设定分栏好阅读:整理文章段落的技巧

如果你在文件中插入较长的文字段落,看起来会让简报显得密密麻麻的不好阅读。这个时候最好的办法就是让文字段落改成分栏式的排版,并且在分栏之间多留一点空白的间距,虽然是同样的文字内容,但可以让简报看起来比较容易阅读。

Step 1

以这张投影片来说,下方的文字段落部分,连走好几行的内文,显得不容易阅读。

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Step 2

在上方点选分栏的按钮,然后点选「两栏」。但是这时你可能发现下方栏位虽然分成两栏,但两栏之间距离太近,分辨不出来区隔。

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Step 3

这时你点选文字区块,然后在栏位的按钮中,选择「其它栏」。

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Step 4

在间距中设定为「1cm」,就可以看到两栏之间的间距明显地有了区隔。

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开启旧版本文件太慢?那就以新版格式储存

如果你开启一些简报档案特别慢,那幺不妨检查一下档案格式,多半都是Office 2007以前旧版本的档案(副档名为.ppt),尤其是那种档案特别大的旧版简报档。如果你不想每次开启都经历这样等待的时间,记得要把档案转换成新版的简报格式储存(副档名为.pptx),下次开启档案就可以恢复正常速度了。

Step 1

如果你觉得档案开启很慢,不妨先检查一下档案格式会不会是旧的格式。

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Step 2

利用另存新档把档案转换为新的格式。

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(后面还有:字型内嵌、图片压缩)

字型设定好,随身带着跑:字体打包小技巧

做简报最让人懊恼的就是,明明在家花了很多时间设计,却因为其他电脑没有安装我们当初设计时所用的字体,报告时只能用预设字体呈现,简报的精緻度就差很多了。其实这个问题只要在我们储存档案的时候,勾选「在档案内嵌字型」,就可以轻鬆把字型打包进档案里,随身带着走了。

Step 1

通常在设计简报的时候,我们会选择一些比较特殊的字型,让简报有更丰富的感觉。

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Step 2

要将文字嵌进档案中,只要在储存档案的时候点选「另存新档」。

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Step 3

在跳出的视窗中选择右下方的「工具」按钮后,点选「储存选项」。

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Step 4

在最下方勾选「在档案内嵌字型」。

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让简报档案瘦身法:将所有图片压缩储存

简报中如果用到很多图片,那幺整个简报档案就会显得相当庞大。这时建议你最好把简报中的图片档案压缩起来,就可以有助于将整个简报档案的体积大大减少,不过主要针对的是相片的档案,如果你的图片都是用PowerPoint中的向量物件所製作的,则这个方法可以减少的体积就有限。

Step 1

在编辑模式下,选择图片,然后再上方点选「图片工具」中的「格式」,然后再左边就会找到「压缩图片」的选项。

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Step 2

在跳出的视窗中,如果勾选「只套用到选取的图片」那就只会压缩目前的图片,否则会对简报中所有的图片进行压缩。

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(后面还有:统一修改字型、一次複製简报内容)

统一修改文件字型 :不必逐页修改字型,省时省力

通常我们要更改字型的时候,都是选取文字框进行修改,但是如果要修改整份文件的字型,其实可以不用逐页选取,只要运用PPT内建的取代字型功能,就可以轻鬆将整份文件的文字置换成同一种字型,节省时间。

Step 1

这份简报内的字型原先是新细明体,为了更改整份文件的字体,首先点选「常用」右方的「取代」按钮,按下「取代字型」的选项。

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Step 2

这时会跳出取代字型的视窗,在「取代」中选取「新细明体」,然后选取想置换的字体。

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Step 3

按下「取代」按钮之后,所有文字将会被置换为上一步所选取的字体。

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Step 4

这个功能可以置换整份文件的字体,甚至文件首页的标题也不例外。

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一次複製所有简报内容:切换到大纲模式的妙用

有时你会需要複製多张页面的简报内容,然后贴到像是Word这类其它的应用程式中,进行其它方面的应用。不过PowerPoint里头一次只能选择一张简报的内容进行複製,难道要一张一张地複製贴上吗?其实不用这幺麻烦,只要切换到大纲模式,就可以快速选取多张简报内容,轻鬆地複製贴上所有的内文到其他应用程式了。

Step 1

一般简报如果有一个以上的文字方块,你就算想要全选整个页面,实际上是都无法跨文字方块选取的。

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Step 2

这时你可以切换到大纲模式下面。

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Step 3

在大纲模式将所有的内文选取起来,并且选择「複製」。

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Step 4

现在跳到Word里头,你也可以直接将整份简报的文字贴上了。不过图片是没办法複製过来的。

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(后面还有:Excel数据转为简报图表)

将Excel数据转为简报图表:利用插入图表工具

大家都知道Excel的数据可以利用Excel内建的图表工具来将数据转换为图表呈现,但是如果你在PowePoint里头要插入Excel图表的话,除了在Excel中预先做好图表,一般人会用手动的方式来输入数据。但其实比较聪明的作法,是利用複製贴上的方式,把Excel档案内的数据贴上,然后再转换利用PowerPoint的图表工具来呈现。

Step 1

这是我们在Excel中的原始图表数据。

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Step 2

建立一个PowerPoint档案,点选「插入」选单,选择「图表」。

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Step 3

我们选择要插入的为「直条图」,然后再右边选择要用到的直条图类型。

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Step 4

选完之后会跳出Excel出来,预设有数列1、数列2等栏目及数据,并且有蓝色区块线条,用以标示图表资料的範围。

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Step 5

现在我们把我们的数据贴上,然后调整蓝色区块範围完整包围我们的数据。

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Step 6

关闭Excel后回到PowerPoint,就可以看到已经转换为图表了。

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(后面还有:插入其他档案的投影片)

插入其它档案的投影片:合併将其它投影片内容

当我们要插入另外一个投影片的内容,如果用複製的方式,别的投影片的版面会在複製过来的时候会套用目前投影片的版型,因此需要用插入的方式来让投影片版面原封不动呈现。过去在 Office 2003 还有插入投影片的功能,但是到了2007开始,这个功能改名为「重複使用投影片」,也让人因此以为这个功能被取消了。

Step 1

当你要插入其它档案的投影片,只要在「常用」页籤中点选「新增投影片」,并选择下方的「重複使用投影片」。

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Step 2

在跳出的视窗中选择要插入的简报档案。

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Step 3

在右边会有一个视窗显示这个简报档案中有几张投影片,你可以选择其中要插入的投影片来插入。

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Step 4

预设插入的投影片内容会套用目前的版面配置。如果你要以原始的版面呈现,则要勾选下方的「保留来源格式设定」。

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